Byggekalkyle i Excel: feilene som koster, og når du bør bytte
En byggekalkyle i Excel består som regel av et postbibliotek, en kalkyle der postene settes sammen, og en oppsummering med påslag. Det fungerer, men formlene tåler dårlig at rader flyttes, og feilene synes ikke. I én arbeidsbok vi gikk gjennom, var hver av de største feilene på 1,5 til 6 % av selvkosten.
Oppdatert
Slik er en byggekalkyle i Excel bygget
- Et postbibliotek: én rad per post, med tekst, enhet, tid per enhet og materialpris.
- Kalkylen: postene kopieres inn med mengde, og formler ganger ut timer og kostnad.
- Oppsummeringen: summer per kapittel, påslag og tilbudssum.
- Fremdriftsplanen: ofte et eget ark, der aktivitetene skrives inn for hånd.
Tre ting avgjør om tallene holder: at summene tar med alle postene, at satsene står ett sted, og at noen kontrollerer kalkylen før tilbudet går ut.
Fem feil vi fant i én ekte arbeidsbok
Utslaget er i prosent av selvkosten. Hver av de fire største er like mye som marginen i et vanlig tilbud. Feilene går begge veier: for lav pris spiser marginen, for høy pris taper jobben.
| Feilen | Utslag | Slik unngår du den i Excel |
|---|---|---|
| Oppsummeringen brukte faste radområder. Åtte aktive hovedposter kom aldri med. | ca. 6 % | Summer per kapittel med SUMMERHVIS på kapittelkoden, ikke med faste områder som B12:B80. |
| Armering ble regnet som 1 kg per m² i stedet for 35-45. Forbruket sto bare i en kommentar. | ca. 2 % | Ha forbruket i en egen kolonne som formelen bruker. En kommentar regner ingenting. |
| Timer ble ført i kolonnen for kroner. Montasjen ble til noen tusen kroner. | ca. 1,5-1,8 % | Skriv enheten i overskriften på hver kolonne, og bruk datavalidering på tallene. |
| Samme UE-tilbud var aktivt i to kapitler, og ble trolig telt to ganger. | ca. 1,7 % | Ha én rad per UE-tilbud, og vis hvor mye av hvert tilbud som er fordelt på postene. |
| Folk og forgjengere i fremdriftsplanen sto på radnummer, og havnet på feil aktivitet. | hele planen | Koble aktivitetene til postkoden, ikke til radnummeret. |
Sjekk dette før du sender et tilbud fra Excel
- Summen i oppsummeringen er lik summen av alle aktive poster.
- Ingen poster har mengde uten enhet, eller enhet uten mengde.
- Timesats og påslag står ett sted, ikke skrevet inn i formlene.
- Ingen UE-tilbud er med to ganger.
- Inaktive poster og alternativer har ikke beløp som teller med.
- Fremdriftsplanen viser til riktige poster.
- Du har lagret en låst kopi av det du sendte.
I Budy gjør kalkylen disse kontrollene selv før tilbudet går ut, og sier hva som er galt og hvor.
Når bør du bytte fra Excel?
Excel er nok så lenge én person kalkulerer få jobber. Det er på tide å bytte når:
- Flere enn én person kalkulerer, og dere bruker hver deres versjon av arbeidsboka.
- Dere gir flere tilbud i måneden.
- Du har funnet en feil i et tilbud etter at det var sendt.
- Ingen vet lenger hvilke tider i biblioteket som er riktige.
- Du lager fremdriftsplanen på nytt for hånd hver gang kalkylen endres.
Kan jeg ta med meg Excel-kalkylen til Budy?
Ja. Postbiblioteket og kalkyler kan importeres fra Excel, og vi hjelper pilotbedriftene i gang. Budy er bygget ut fra en kalkylearbeidsbok med rundt 3 100 poster, laget og brukt av en byggmester og kalkulatør, så oppbyggingen vil være kjent.
Kilder
- Feilene og utslagene: Budys gjennomgang av én kalkylearbeidsbok som er brukt på ekte jobber, i prosent av selvkosten, uten navn og priser.
Spørsmål og svar
Kan man lage en byggekalkyle i Excel?
Ja, og mange gjør det. Bygg den med et postbibliotek, en kalkyle og en oppsummering. La timesats og påslag stå ett sted, summer med SUMMERHVIS på kapittelkoder i stedet for faste områder, og kontroller summene før hvert tilbud.
Hva er den vanligste feilen i en Excel-kalkyle?
At oppsummeringen bruker faste radområder. Setter noen inn en post utenfor området, kommer den ikke med i tilbudssummen. I arbeidsboka vi gikk gjennom, gjaldt det åtte aktive hovedposter og rundt 6 % av selvkosten.
Hvordan unngår jeg å telle et UE-tilbud to ganger?
Ha én rad per UE-tilbud, fordel det på postene, og vis hvor mye som er fordelt. Da ser du både det som mangler og det som er med to ganger. I Budy fordeles UE-tilbudet på postene, og det som ikke er fordelt, vises.
Når lønner det seg å bytte fra Excel til et kalkyleprogram?
Når flere kalkulerer, når dere gir flere tilbud i måneden, eller når du har funnet en feil etter at tilbudet var sendt. En feil på noen prosent av selvkosten er like mye som marginen i et vanlig tilbud.